Kalkulator ryczałtu samochodowego pozwala na obliczenie wysokości zwrotu pracownikowi wydatków za używanie jego prywatnego samochodu (pojazdu) do celów służbowych – na podstawie ustalonego wcześniej przez pracodawcę limitu kilometrów. Sprawdź, jakich danych potrzebujesz, aby skorzystać z kalkulatora ryczałtu samochodowego.
Pracownicy przy wykonywaniu obowiązków zawodowych często korzystają ze swoich prywatnych pojazdów. W takich przypadkach pracodawcy dokonują im z tego tytułu zwrotu kosztów używania przez nich własnych pojazdów do celów służbowych. Dotyczy to zarówno pojazdów wykorzystywanych w jazdach lokalnych, jak i zamiejscowych, np. podczas podróży służbowej.
Zasady dokonywania zwrotu, o którym mowa, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie) - Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).
W rozporządzeniu tym sprecyzowano, że zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w jego przepisach. W przypadku jazd, o których mowa wspomniany zwrot kosztów pracownikowi może być dokonany na dwa sposoby:
Ile wynosi miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne
Pierwszy sposób obliczania wysokości zwrotu (tj. ryczałt samochodowy) polega na tym, że pracodawca przyznaje pracownikowi miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, który jednakże musi uwzględniać określone w rozporządzeniu normy w tym zakresie, zależne od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten, co do zasady, nie może przekroczyć:
Ryczałt samochodowy oblicza się mnożąc przyznany pracownikowi limit przez stawkę obowiązującą za 1 km, przy czym w przypadku samochodów osobowych wysokość tych stawek uzależniona jest od pojemności skokowej silnika.
Rodzaj pojazdu |
Wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu |
samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900cm3 |
0,89 zł |
samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900cm3 |
1,15 zł |
motocykl |
0,69 zł |
motorower |
0,42 zł |
Oznacza to, że pracownik, który otrzymał limit, może maksymalnie otrzymać kwotę określoną w tabeli:
Limit km |
samochód osobowy z silnikiem o pojemności do 900 cm3 |
samochód osobowy z silnikiem o pojemności powyżej 900 cm3 |
motocykl |
motorower |
300 |
267 |
345 |
207 |
126 |
500 |
445 |
575 |
345 |
210 |
700 |
623 |
805 |
483 |
294 |
Ryczałt samochodowy wypłaca się pracownikowi po złożeniu przez niego pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kwotę miesięcznego ryczałtu samochodowego zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Pracownik mieszka w dużym mieście liczącym powyżej 500.000 mieszkańców. Jest właścicielem auta o pojemności skokowej silnika 1250 cm3, które wykorzystuje do celów służbowych w jazdach lokalnych. Podstawą wspomnianego użytku jest umowa cywilnoprawna o używaniu pojazdu do celów służbowych. Kwota miesięcznego ryczałtu z tego tytułu wynosi u pracownika 805 zł (co wynika z wyliczenia: 700 km × 1,15 zł). W ostatnim dniu lutego 2024 r. złożył swojemu pracodawcy oświadczenie o używaniu samochodu na potrzeby służbowe za ten miesiąc. Wynikało z niego, że w lutym 2024 r. pracownik przez 2 dni przebywał na zwolnieniu lekarskim. W tej sytuacji rozliczenie ryczałtu przedstawia się następująco:
• pełna kwota ryczałtu w wymiarze miesięcznym: 700 km × 1,15 zł = 805 zł,
• wyliczenie 1/22 za jeden dzień nieobecności w pracy: 805 zł × 1/22 = 36,59 zł,
• kwota do potrącenia za 2 dni zwolnienia lekarskiego: 36,59 zł x 2 = 73,18 zł,
• przysługujący pracownikowi ryczałt: 805 zł – 73,18 zł = 732,82 zł.
Kalkulator ryczałtu samochodowego wykonuje obliczenia na podstawie przyznanego pracownikowi ryczałtu, z uwzględnieniem aktualnej stawki za 1 kilometr przebiegi pojazdu, ilości dni roboczych oraz dni nieobecności w pracy. Aby prawidłowo obliczyć kwotę ryczałtu należnego do zwrotu za używanie przez pracownika prywatnego pojazdu w celach służbowych, należy podać:
Pracownik mieszka i pracuje w mieście liczącym 200.000 mieszkańców. Używa do celów służbowych w jazdach lokalnych swojego prywatnego samochodu o pojemności silnika 1.800 cm3. Pracodawca przyznał mu miesięczny limit na te jazdy w wysokości 500 km. Zatem zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury kwota miesięcznego ryczałtu powinna wynosić nie więcej niż 575 zł (tj. 500 km × 1,15 zł).
PORADNIA
Odpowiedzi nawet na najtrudniejsze
pytania