Czy skan dokumentu jest podstawą zaliczenia wydatku do kosztów

Spółka z branży logistycznej otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Faktury w wersji papierowej obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. 

Planowane jest przechowywanie faktur, a także not księgowych oraz innych podobnych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków otrzymanych w wersji papierowej w formie elektronicznej w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów. Usługę archiwizacji dokumentów wykonywać będzie dla spółki podmiot trzeci.

Spółka zamierza prowadzić archiwizację zeskanowanych dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone po upływie okresu ok. 60 dni. Przedsiębiorstwo chce także przechowywać elektronicznie dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

Wątpliwości dotyczyły tego, czy w przypadku zeskanowanych dokumentów oraz faktur i dokumentów otrzymywanych przez spółkę w formie elektronicznej, potwierdzających poniesienie wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli dokumenty te będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej.

Fiskus podkreślił, że zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Na postawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

W konsekwencji do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki udokumentowane zeskanowanymi dokumentami oraz fakturami jak również dokumentami otrzymywanymi w formie elektronicznej, które będą przechowywane w systemie elektronicznym.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 18 listopada 2016 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB.