Jak rozliczyć diety i zwrotu kosztów za korzystanie z auta przez zleceniobiorców

Firma miała wątpliwość związane z uwzględnianiem w podstawie wymiaru składek zleceniobiorców kwot wypłaconych diet oraz zwrotu kosztów za korzystanie z pojazdów. Przedsiębiorca, który zwrócił się z wnioskiem o wydanie interpretacji poinformował, że prowadzi działalność polegającą na leasingu pracowników oraz zleceniobiorców do użytkowników końcowych.

Jak wskazał wnioskodawca jego klientami są firmy z całej Polski. Zleceniobiorcy, w umowach będą mieli wskazane jako miejsce wykonania zlecenia siedzibę zleceniodawcy. W siedzibie będą oni wykonywali zlecenie do kilku dni, następnie spółka zamierza ich przenieść na czas ściśle określony poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone jest w zawartej z nim umowie zlecenia.

Podczas wykonywania zlecenia może dojść do sytuacji, w której zleceniobiorca zobowiązany będzie odbyć podróż służbową z czasowego miejsca wykonania zadania do innej miejscowości. Przedsiębiorca poinformował, że wypłata diety za podróż służbową będzie odbywać się na podstawie zapisów w umowie zlecenia lub w ogólnych warunkach umowy. Z kolei wysokość diet ma być zbieżna z tymi uregulowanymi w przepisach dla pracowników sfery budżetowej (rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r.). Umowa zlecenia lub ogólne warunki umowy nie przewidują możliwości wypłaty diety powyżej kwoty określonej w przepisach.

Ponadto może dojść do sytuacji, w której zleceniobiorca w czasie podróży służbowej będzie korzystał z pojazdu, który nie będzie własnością zleceniodawcy. Zleceniobiorca musi sobie sam zapewnić samochód, którym odbędzie podróż służbową i poniesie z tego tytułu koszty. Na podstawie prowadzonej przez zleceniobiorcę ewidencji przebiegu pojazdu zleceniodawca dokona zwrotu wydatków.

Przedsiębiorca wskazał, że zarówno diety jak i zwrot wydatków za korzystanie z pojazdu będą stanowić przychód zleceniobiorców w rozumieniu ustawy o PIT. Jego zdaniem należności te będą wolne od składek.

W sytuacji otrzymywania przez zleceniobiorcę świadczeń finansowanych z tytułu przebywania w podróży służbowej, która nosi znamiona podróży służbowej zastosowanie będzie miał § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z tym przepisem nie stanowią podstawy wymiaru składek diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia z 2013 roku.

Reasumując, zarówno wypłacane zleceniobiorcy diety, jak i zwrot kosztów za korzystanie z pojazdu będą podlegały wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorców do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia z 2013 r. Co w konsekwencji oznacza także wyłączenie ich z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne, FP i FGŚP.

Interpretacja ZUS z 20 października 2016 r. oddział w Lublinie (nr WPI/200000/43/1026/2016).