Sprawdź, jak poprawnie rozliczyć wydatki na zakup i aktualizacje programu księgowego

Sprawdź, jak poprawnie rozliczyć wydatki na zakup i aktualizacje programu księgowego

W dzisiejszych czasach chyba każda księgowa czy biuro rachunkowe, korzysta w swojej pracy ze specjalistycznych programów księgowych. Muszą ona jednak być często aktualizowane. Jak rozliczyć w kosztach wydatki na zakup i upgrade takiego oprogramowania?

 

CIT – Jak rozliczyć wydatki na zakup programu komputerowego?

VAT – Czy od takiego zakupu można odliczyć VAT?

UOR – Jak zapisać w księgach rachunkowych nabycie programu?

Programy komputerowe stanowią przedmiot prawa autorskiego. Stosownie do treści art. 65 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w braku wyraźnego postanowienia o przeniesieniu prawa, uważa się, że twórca udzielił licencji. Umowa licencyjna jest to umowa, na podstawie której twórca uprawnia licencjobiorcę do korzystania z utworu w określony sposób. W odróżnieniu od umów o przeniesienie praw autorskich poprzez umowy licencyjne autor nie wyzbywa się autorskich praw majątkowych, a jedynie upoważnia do korzystania z utworu na określonym polu eksploatacji. CIT

 

Zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub umowa o korzystanie z utworu, zwana dalej „licencją”, obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione. Stosownie do art. 74 ust. 4 ww. ustawy autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego (z zastrzeżeniem przepisów art. 75 ust. 2 i 3) obejmują prawo do:

1) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; w zakresie, w którym dla wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania programu komputerowego niezbędne jest jego zwielokrotnienie, czynności te wymagają zgody uprawnionego;

2) tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w programie komputerowym, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała;

3) rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu, programu komputerowego lub jego kopii.

CIT

Wydatki poniesione na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie wartości niematerialnych i prawnych można rozliczyć poprzez amortyzację. Za podlegające amortyzacji wartości niematerialne i prawne uważa się nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania m.in. autorskie lub pokrewne prawa majątkowe oraz licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji). Okres odpisów amortyzacyjnych, dokonywanych od licencji (sublicencji) na programy komputerowe, oraz praw autorskich nie może być krótszy niż 24 miesiące.

Jaka stawka amortyzacji na program komputerowy

 

Stawkę ustala się przed rozpoczęciem dokonywania odpisów, na cały okres amortyzacji i podlega ona później zmianie. Amortyzację należy przeprowadzić przy zastosowaniu metody liniowej.


Zapamiętaj!

Roczna stawka amortyzacji programu komputerowego nie może być wyższa niż 50%.

Jeśli wartość początkowa wartości niematerialnych i prawnych nie przekracza 10.000 zł, można oczywiście nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych. W takim przypadku wydatki poniesione na ich nabycie stanowią jednorazowy koszt uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Okiem fiskusa

Aby system informatyczny mógł być uznany za w pełni funkcjonalny i zdatny do gospodarczego wykorzystania, niezbędne jest spełnienie następujących warunków:

1) dostępność dla użytkownika wszystkich zasobów informacyjnych, które są mu niezbędne do podejmowania decyzji oraz wykonywania przez niego zadań,

2) niezawodność systemu na określonym poziomie zależnym od specyfiki działalności organizacji,

3) przetwarzalność;

4) wydajność rozumiana jako zdolność systemu do przesłania i przetwarzania

w sensie fizycznym określonej ilości informacji w jednostce czasu,

5) stabilność systemu, czyli jego odporność na zakłócenia wewnętrzne i zewnętrzne,

6) bezpieczeństwo, które może być określone skalą możliwości odzyskania przypadkowo utraconych danych.

Interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 listopada 2009 r., nr ILPB3/423-716/09-3/DS.

 

Czy aktualizacja to ulepszenie środka trwałego

W przypadku zakupu nowszej wersji programu dokładnej aktualizacji nabytego wcześniej programu komputerowego lub można się zastanawiać, czy nastąpi jego ulepszenie. Należy pamiętać, że przepisy podatkowe odnoszą się do ulepszenia środka trwałego, natomiast swym zakresem nie obejmują wartości niematerialnych i prawnych. A zatem nabycie aktualizacji funkcjonującego w firmie oprogramowania nie jest ulepszeniem tego oprogramowania w rozumieniu przepisów podatkowych. W ramach tego zagadnienia warto przytoczyć stanowisko ministerstwa finansów z 21 maja 1996 r. Choć jest ono wydane już dawno, zachowuje nadal w pełni aktualność.

Okiem fiskusa

Wartości niematerialne i prawne nie podlegają ulepszeniu, w wyniku którego następuje zwiększenie wartości początkowej wartości tych praw. Wydatki poniesione na modyfikację (aktualizację) użytkowanych programów stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Gdyby okazało się, że poniesione nakłady na modyfikację programów utworzyły nową wartość, konieczne będzie przekwalifikowanie tych nakładów oraz zaliczenie ich do wartości niematerialnych i prawnych, a także dokonanie korekty kosztów i odpowiedniego zwiększenia podstawy opodatkowania.

Interpretacja ministra finansów z 21 maja 1996 r. nr PO H/3574/148/96.

 

Jak ująć w kosztach wydatki na aktualizacje programu

Nakłady poniesione w związku z aktualizacją programu komputerowego nie zwiększają zatem jego wartości początkowej. Wydatki te są w sposób pośredni związane z przychodami i w związku z tym należy je uwzględnić w kosztach w dacie ich poniesienia. Przy czym w sytuacji, gdy koszty te przekraczają okres jednego roku podatkowego (czyli przypadają na dwa różne lata podatkowe), a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wydatki te stanowią koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Zatem nabycie nowej aplikacji lub inny sposób ulepszenia programu następuje w ramach dotychczasowej licencji, nakłady z tym związane zaliczone zostaną bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Okiem fiskusa

Wydatki ponoszone na modyfikację systemu mają na celu dostosowanie tego systemu do potrzeb spółki, tj. jego udoskonalenie pod względem użytkowym i funkcjonalnym, jak również m.in. dostosowanie do wymogów zmieniających się przepisów prawa podatkowego. W konsekwencji są zatem wydatkami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Z poniesieniem wydatków na modyfikację oprogramowania uprzednio przyjętego do używania nie jest związane udzielenie nowej licencji ani przeniesienie praw autorskich. Zatem wydatki związane z modyfikacją oprogramowania nie stanowią nabycia odrębnej wartości niematerialnej i prawnej w rozumieniu ustawy o CIT.

Interpretacji indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 września 2009 r., nr IPPB5/423-419/09-2/JC.

 

Rozliczenie zakupu licencji

W pewnych sytuacjach nakłady poniesione na aktualizację programu mogą jednak wiązać się z nabyciem odrębnej licencji. Wtedy koszty należy analizować nie pod kątem aktualizacji oprogramowania, lecz pod kątem tego, czy stanowią nabycie odrębnej wartości niematerialnej i prawnej. Rozstrzygające znaczenie do uznania, że w wyniku aktualizacji (ulepszenia) programu komputerowego powstała nowa wartość niematerialna i prawna, będzie miało uzyskanie przez podatnika odrębnej licencji. Konieczność rozliczenia wydatków przez odpisy amortyzacyjne nastąpi wtedy, gdy:

1) wartość nabytej licencji będzie przekraczała 10.000 zł netto i

2) nabyta licencja stanowi wartość niematerialną i prawną, tj. spełnia warunki

przewidziane w definicji, zawartej w art. 16b ustawy o CIT.

Okiem fiskusa

Koszty nabycia praw do korzystania z programu przez większą liczbę użytkowników oraz koszty nabycia nowych modułów programu komputerowego użytkowanego przez spółkę jako koszty nabycia nowej licencji powinny być powiększone o wydatki warunkujące możliwość prawidłowego funkcjonowania i użytkowania nowych modułów, a więc o wszystkie koszty związane z wdrożeniem nowych modułów. Koszty związane z wdrożeniem nowych modułów powinny w całości zwiększać wartość początkową nowej licencji na użytkowanie programu komputerowego.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPB3/423-1109/11-2/PK1.

 

Jeśli zatem wartość wydatków na nabycie aktualizacji programu komputerowego nie przekracza 10.000 zł, można je zaliczyć do kosztów w dacie poniesienia. Jeśli natomiast wartość aktualizacji jest wyższa, a przewidywany okres używania dłuższy niż rok, należy ująć aktualizację jako odrębną wartość niematerialną i prawną oraz dokonywać od niej odpisów amortyzacyjnych.

Okiem fiskusa

W związku z tym, że ustawa wylicza bezpośrednio prawa uznawane za wartości niematerialne i prawne, a w katalogu tym nie mieszczą się opłaty za tzw. upgrady (czyli rozszerzenie o nowe funkcjonalności) oprogramowania komputerowego, poniesione koszty rozszerzenia funkcjonalności nie będą stanowiły również nowej wartości niematerialnej i prawnej.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPB5/423-161/08-2/AS.

 

VAT

W przypadku zakupu oprogramowania komputerowego (praw autorskich bądź licencji), a także kolejnych wersji oprogramowania będzie przysługiwało odliczenie VAT naliczonego, jeśli oprogramowanie i aktualizacja będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje już za miesiąc, w którym spółka otrzymała fakturę. Odliczenia można dokonać również za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Pełne prawo do odliczenia VAT przysługuje, jeśli spółka wykorzystuje oprogramowanie tylko do wykonywania czynności opodatkowanych. Jeśli wykonuje ona zarówno czynności opodatkowane, jak i zwolnione z VAT, odliczenie przysługuje w odniesieniu do czynności opodatkowanych. Przedsiębiorca będzie zatem musiał wyszczególnić kwoty VAT naliczonego związanego z czynnościami podatkowanymi. Wówczas po zakończeniu roku będzie konieczna korekta VAT naliczonego.

 

UoR

Jak zapisać w księgach rachunkowych nabycie programu księgowego

Z kolei ustawa o rachunkowości nie przewiduje ulepszenia wartości niematerialnych i prawnych. Ze zwiększeniem wartości początkowej w związku z ulepszeniem mamy do czynienia tylko w odniesieniu do środków trwałych. Koszty poniesione na aktualizację programu komputerowego, zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych, nie zwiększą zatem jego wartości początkowej. Wydatki poniesione na aktualizację są ujmowane bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Jednak często wraz z zakupem aktualizacji zakupuje się nową licencję na jego użytkowanie. W takim przypadku, gdy przewidywany okres jej wykorzystania jest dłuższy niż 1 rok, aktualizację należy potraktować jako nabycie odrębnej, nowej wartości niematerialnej i prawnej (art. 3 ust. 1 pkt 14 UOR). W księgach rachunkowych

ujmuje się:

1) Faktura za aktualizacje oprogramowania:

  • Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
  • Wn 221 „VAT naliczony”,
  • Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami”.

2) Aktualizacja programu komputerowego:

a) będącego już w księgach wartością niematerialną i prawną

  • Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”,
  • Ma 300 „Rozliczenie zakupu”;

b) jako nowa wersja programu komputerowego:

  • Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne”,
  • Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.

Oczywiście numeracja kont i sposób ujmowania aktualizacji programu komputerowego powinny być zgodne z polityką rachunkowości firmy.

W odniesieniu do starej wersji programu (aktualizowanej) można postąpić następująco:

  • jeżeli nowa wersja funkcjonuje niezależnie od wersji dotychczas użytkowanej, to starą wersję można wyksięgować z ewidencji, a niezamortyzowaną wartość wpisać w pozostałe koszty operacyjne,
  • jeżeli nowa wersja programu nie może funkcjonować niezależnie od dotychczasowej, to stary program należy pozostawić w ewidencji

    bilansowej i dalej amortyzować.

bilansowej i dalej amortyzować.

 

Opłaty za upgrade programu

Przykład

Spółka nabyła w styczniu 2019 roku licencję 5-stanowiskową na oprogramowanie do obsługi magazynu za 9.000 zł + 2070 zł VAT. Poniesiono także koszty wdrożenia za 2.000 zł +460 zł. Licencja została nabyta na 2 lata, po tym czasie konieczny będzie jej upgrade. W lutym 2019 roku dokupiono do tego oprogramowania dodatek umożliwiający przekazywanie danych do innego systemu za 600 zł + 138 zł VAT.

Księgowania

 

1. Faktura za nabycie oprogramowania:

  • Wn „Rozliczenie zakupu” 9.000 zł
  • Wn „VAT naliczony”, 2.070 zł
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” 11.070 zł

2. Poniesienie nakładów na wdrożenia:

  • Wn „Rozliczenie zakupu” 2.000 zł
  • Wn „VAT naliczony” 460 zł
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2.460 zł

3. Przyjęcie oprogramowania do użytkowania:

  • Wn „Wartości niematerialne i prawne” 11.000 zł
  • Ma „Rozliczenie zakupu” 11.000 zł

4. PK Naliczenie amortyzacji za luty 2017 roku 11.000 zł/24 miesiące = 458,33 zł:

  • Wn „Amortyzacja” 458,33 zł
  • Ma „Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych” 458,33 zł

5. Faktura za dodatkowe funkcje:

  • Wn „Rozliczenie zakupu” 600 zł
  • Wn „VAT naliczony” 138 zł
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” 738 zł

6. Rozliczenie kosztu dodatku:

  • Wn „Pozostałe koszty rodzajowe” 600 zł
  • Ma „Rozliczenie zakupu” 600 zł

 

Autor: Ewa Ostapowicz

Niepoprawne odwołanie. Spróbuj jeszcze raz

Co o nas mówią?

100% rozwiązań, których potrzebują księgowi!

Żadnych podstawowych rzeczy, o których doskonale wiemy. Tylko esencja – naprawdę praktyczne wskazówki i zmiany, zmiany, zmiany... – to, co chcemy i musimy wiedzieć: szczegółowe wyjaśnienia podstaw prawnych, interpretacje doradców podatkowych.

Damian Zajączkowski


Zaoszczędzisz mnóstwo czasu
i pozbędziesz się dylematów

Już od kilku lat korzystam z Państwa publikacji. Są one bardzo rzeczowe, konkretne, fachowe. Zawsze mogę znaleźć odpowiedź na nurtujący problem. Napisane są fachowym, przystępnym i zrozumiałym językiem.
I dostępne w przystępnej cenie.

Monika Ciemerys


Wsparcie ekspertów i przejrzyste rozwiązania

„Doradca VAT” to najbardziej cenny przewodnik po zagadnieniach VAT-u, najbardziej na czasie, zahaczający o wiele zagadnień powiązanych, np. o ordynację podatkową. Odpowiedzi na pytania są udzielane błyskawicznie. "Doradca VAT" jest tak cenny dla pracy księgowego, że trudno to wyrazić słowami.
Bardzo cenne są przekrojowe i porządkujące wiedzę opracowania kompleksowe tematów vatowskich w odrębnych publikacjach.

Jolanta Chudzik

Biblioteka finansowo-księgowa

Nasze nagrody i wyróżnienia

wiper-pixel