CIT – Jak rozliczyć wydatki na zakup programu komputerowego?

VAT – Czy od takiego zakupu można odliczyć VAT?

UOR – Jak zapisać w księgach rachunkowych nabycie programu?

Programy komputerowe stanowią przedmiot prawa autorskiego. Stosownie do treści art. 65 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w braku wyraźnego postanowienia o przeniesieniu prawa, uważa się, że twórca udzielił licencji. Umowa licencyjna jest to umowa, na podstawie której twórca uprawnia licencjobiorcę do korzystania z utworu w określony sposób. W odróżnieniu od umów o przeniesienie praw autorskich poprzez umowy licencyjne autor nie wyzbywa się autorskich praw majątkowych, a jedynie upoważnia do korzystania z utworu na określonym polu eksploatacji. CIT

Zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub umowa o korzystanie z utworu, zwana dalej „licencją”, obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione. Stosownie do art. 74 ust. 4 ww. ustawy autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego (z zastrzeżeniem przepisów art. 75 ust. 2 i 3) obejmują prawo do:

1) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia programu komputerowego w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; w zakresie, w którym dla wprowadzania, wyświetlania, stosowania, przekazywania i przechowywania programu komputerowego niezbędne jest jego zwielokrotnienie, czynności te wymagają zgody uprawnionego;

2) tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakichkolwiek innych zmian w programie komputerowym, z zachowaniem praw osoby, która tych zmian dokonała;

3) rozpowszechniania, w tym użyczenia lub najmu, programu komputerowego lub jego kopii.

Wydatki poniesione na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie wartości niematerialnych i prawnych można rozliczyć poprzez amortyzację. Za podlegające amortyzacji wartości niematerialne i prawne uważa się nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania m.in. autorskie lub pokrewne prawa majątkowe oraz licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji). Okres odpisów amortyzacyjnych, dokonywanych od licencji (sublicencji) na programy komputerowe, oraz praw autorskich nie może być krótszy niż 24 miesiące.

Stawkę ustala się przed rozpoczęciem dokonywania odpisów, na cały okres amortyzacji i podlega ona później zmianie. Amortyzację należy przeprowadzić przy zastosowaniu metody liniowej.

Jeśli wartość początkowa wartości niematerialnych i prawnych nie przekracza 10.000 zł, można oczywiście nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych. W takim przypadku wydatki poniesione na ich nabycie stanowią jednorazowy koszt uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

W przypadku zakupu nowszej wersji programu dokładnej aktualizacji nabytego wcześniej programu komputerowego lub można się zastanawiać, czy nastąpi jego ulepszenie. Należy pamiętać, że przepisy podatkowe odnoszą się do ulepszenia środka trwałego, natomiast swym zakresem nie obejmują wartości niematerialnych i prawnych. A zatem nabycie aktualizacji funkcjonującego w firmie oprogramowania nie jest ulepszeniem tego oprogramowania w rozumieniu przepisów podatkowych. W ramach tego zagadnienia warto przytoczyć stanowisko ministerstwa finansów z 21 maja 1996 r. Choć jest ono wydane już dawno, zachowuje nadal w pełni aktualność.

Nakłady poniesione w związku z aktualizacją programu komputerowego nie zwiększają zatem jego wartości początkowej. Wydatki te są w sposób pośredni związane z przychodami i w związku z tym należy je uwzględnić w kosztach w dacie ich poniesienia. Przy czym w sytuacji, gdy koszty te przekraczają okres jednego roku podatkowego (czyli przypadają na dwa różne lata podatkowe), a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wydatki te stanowią koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Zatem nabycie nowej aplikacji lub inny sposób ulepszenia programu następuje w ramach dotychczasowej licencji, nakłady z tym związane zaliczone zostaną bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

W pewnych sytuacjach nakłady poniesione na aktualizację programu mogą jednak wiązać się z nabyciem odrębnej licencji. Wtedy koszty należy analizować nie pod kątem aktualizacji oprogramowania, lecz pod kątem tego, czy stanowią nabycie odrębnej wartości niematerialnej i prawnej. Rozstrzygające znaczenie do uznania, że w wyniku aktualizacji (ulepszenia) programu komputerowego powstała nowa wartość niematerialna i prawna, będzie miało uzyskanie przez podatnika odrębnej licencji. Konieczność rozliczenia wydatków przez odpisy amortyzacyjne nastąpi wtedy, gdy:

1) wartość nabytej licencji będzie przekraczała 10.000 zł netto i

2) nabyta licencja stanowi wartość niematerialną i prawną, tj. spełnia warunki

przewidziane w definicji, zawartej w art. 16b ustawy o CIT.

Jeśli zatem wartość wydatków na nabycie aktualizacji programu komputerowego nie przekracza 10.000 zł, można je zaliczyć do kosztów w dacie poniesienia. Jeśli natomiast wartość aktualizacji jest wyższa, a przewidywany okres używania dłuższy niż rok, należy ująć aktualizację jako odrębną wartość niematerialną i prawną oraz dokonywać od niej odpisów amortyzacyjnych.

W przypadku zakupu oprogramowania komputerowego (praw autorskich bądź licencji), a także kolejnych wersji oprogramowania będzie przysługiwało odliczenie VAT naliczonego, jeśli oprogramowanie i aktualizacja będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje już za miesiąc, w którym spółka otrzymała fakturę. Odliczenia można dokonać również za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Pełne prawo do odliczenia VAT przysługuje, jeśli spółka wykorzystuje oprogramowanie tylko do wykonywania czynności opodatkowanych. Jeśli wykonuje ona zarówno czynności opodatkowane, jak i zwolnione z VAT, odliczenie przysługuje w odniesieniu do czynności opodatkowanych. Przedsiębiorca będzie zatem musiał wyszczególnić kwoty VAT naliczonego związanego z czynnościami podatkowanymi. Wówczas po zakończeniu roku będzie konieczna korekta VAT naliczonego.

Z kolei ustawa o rachunkowości nie przewiduje ulepszenia wartości niematerialnych i prawnych. Ze zwiększeniem wartości początkowej w związku z ulepszeniem mamy do czynienia tylko w odniesieniu do środków trwałych. Koszty poniesione na aktualizację programu komputerowego, zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych, nie zwiększą zatem jego wartości początkowej. Wydatki poniesione na aktualizację są ujmowane bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Jednak często wraz z zakupem aktualizacji zakupuje się nową licencję na jego użytkowanie. W takim przypadku, gdy przewidywany okres jej wykorzystania jest dłuższy niż 1 rok, aktualizację należy potraktować jako nabycie odrębnej, nowej wartości niematerialnej i prawnej (art. 3 ust. 1 pkt 14 UOR). W księgach rachunkowych

ujmuje się:

1) Faktura za aktualizacje oprogramowania:

• Wn 300 „Rozliczenie zakupu”,
• Wn 221 „VAT naliczony”,
• Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami”.

2) Aktualizacja programu komputerowego:

a) będącego już w księgach wartością niematerialną i prawną

• Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”,
• Ma 300 „Rozliczenie zakupu”;

b) jako nowa wersja programu komputerowego:

• Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne”,
• Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.

Oczywiście numeracja kont i sposób ujmowania aktualizacji programu komputerowego powinny być zgodne z polityką rachunkowości firmy.

W odniesieniu do starej wersji programu (aktualizowanej) można postąpić następująco:

• jeżeli nowa wersja funkcjonuje niezależnie od wersji dotychczas użytkowanej, to starą wersję można wyksięgować z ewidencji, a niezamortyzowaną wartość wpisać w pozostałe koszty operacyjne,
• jeżeli nowa wersja programu nie może funkcjonować niezależnie od dotychczasowej, to stary program należy pozostawić w ewidencji

  bilansowej i dalej amortyzować.

bilansowej i dalej amortyzować.