Pamiętaj, że urlop pracownika wpływa na wysokość jego dochodu

Pamiętaj, że urlop pracownika wpływa na wysokość jego dochodu

Już niebawem początek urlopów pracowników. Księgowi i pracownicy działów płac, będą więc rozliczać wynagrodzenie pracowników korzystającego z dni wolnych. O czym trzeba w tej sytuacji pamiętać? Jak rozliczać koszty w tej sytuacji?

 

PIT – Jakiej wysokości wynagrodzenie należy zapłacić pracownikom przebywającym na urlopie wypoczynkowym?

CIT – Kiedy wynagrodzenie za urlop można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

UoR – Jak ująć w księgach rachunkowych koszty pracownika w trakcie urlopu wypoczynkowego?

Trzeba przede wszystkim mieć na uwadze fakt, że za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym, powinien otrzymać wynagrodzenie bliskie temu, jakie zwykle dostaje za cały miesiąc pracy. Urlop jest więc płatny i nie powinien powodować ani zaniżenia wynagrodzenia, ani podwyżki w stosunku do miesiąca normalnej pracy. Taka zasada wynika z art. 172 Kodeks pracy (dalej: kp), zgodnie z którym za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.

PIT

Jak obliczyć wynagrodzenie w czasie urlopu

Zasady obliczania wynagrodzenia za czas urlopu ustalone są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm. – dalej: rozporządzenie urlopowe). Rozporządzenie przez konstrukcję przepisów w nim zawartych realizuje zasadę Kodeksu pracy, wynikającą z art. 172 kp. Dzięki temu można wyrównać pracownikowi finansowo okres trwania urlopu, podczas którego nie wypełnia on swoich obowiązków. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy pracownik jest wynagradzany w systemie zmiennym – akord, prowizja, premie, dodatki.

Pracownikom, których wysokość miesięcznych poborów zależy od ilości, wartości czy jakości pracy, należy obliczyć wynagrodzenie urlopowe, wyznaczając najpierw tzw. podstawę wymiaru.

Przy tej operacji warto zacząć od zgrupowania wszystkich elementów wynagrodzenia pracownika i wybrać tylko te, które tę podstawę tworzą,w świetle rozporządzenia urlopowego. Dalsza kwalifikacja polega na przyjęciu tych składników, które są zmienne i przysługują za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc.

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze  stosunku pracy, z wyłączeniem odpowiednich pozycji wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego. Sąwśród nich m.in. trzynastki, wynagrodzenie za czas choroby, jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania czy nagrody jubileuszowe. Wliczane są natomiast te składniki wynagrodzenia, które pracownikowi przysługują na podstawie wewnętrznych aktów płacowych (mają charakter roszczeniowy), np. premie regulaminowe.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Stałe składniki płacowe nie wymagają dodatkowych obliczeń. Wypłaca się je normalnie, w wysokości należnej jak za miesiąc przepracowany.

 

Wypłata dla pracownika etatowego

Przykład

Pracownica zatrudniona na pełen etat otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 1.800 zł. Do tego premię regulaminową, stanowiącą 10% płacy zasadniczej – 180 zł oraz dodatek za staż pracy – 90 zł. W kwietniu przebywała ona 40 godzin na urlopie wypoczynkowym. Za kwiecień przysługuje jej normalne, jak zwykle, wynagrodzenie stanowiące sumę stałych elementów, w łącznej kwocie 2.070 zł (1.800 zł + 180 zł + 90 zł).

 

Zmienne składniki wynagrodzenia

Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości, wypłaconego pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom, to mogą być one uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym (np. 6 czy 9 miesięcy), lecz nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu – podstawę wymiaru ustala się ponownie, z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego).

Ten przepis stosuje się w razie zmian w zasadach wynagradzania, jakie zaszły przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu. Mogą to być zmiany polegające na zniesieniu bądź dodaniu jakiegoś składnika wynagrodzenia albo też na modyfikacji zasad ich przyznawania. Wówczas podstawę wymiaru trzeba ustalić ponownie, z uwzględnieniem tych zmian (jeśli jest to możliwe), tak jakby przysługiwało ono według nowych zasad przez cały okres wykorzystywany do liczenia podstawy wymiaru urlopowego.

Sposób wyliczenia wysokości świadczenia

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

1) dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie

2) mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy – przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. Wynagrodzenie za godzinę pracy uzyskuje się,biorąc pod uwagę wszystkie godziny, w których pracownik wykonywał pracę w okresie 3 (maksymalnie 12) miesięcy, a więc wszystkie faktycznie przepracowane godziny, wraz z ewentualnymi nadgodzinami, a z pominięciem godzin niewykonywania pracy – np. z powodu choroby, urlopu czy przestoju.

 

Wynagrodzenie pracownika po podwyżce

Przykład

Pracownik jest wynagradzany stałą pensją zasadniczą 2.800 zł, do tego miał stałą premię regulaminową 200 zł. Pracownik był na urlopie w maj (24 godziny). W maju pracownik uzyskał 205 zł premii. Za czerwiec pracownik otrzyma wynagrodzenie 3.000 zł, zmienną premię wypracowaną w tym miesiącu oraz wynagrodzenie urlopowe obliczone na podstawie premii z maja:

  • 205 zł : 176 godzin przepracowanych w maju = = 1,16 zł
  • 1,16 zł × 24 godziny urlopu = 27,84 zł.

 

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego albo przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie (§ 11 rozporządzenia urlopowego).

Ten przepis dotyczy sytuacji, kiedy w okresie 3 (bądź maksymalnie 12) miesięcy wystąpił miesiąc (miesiące), w którym (w których) pracownikowi nie przysługiwało żadne zmienne wynagrodzenie (był to tzw. pusty miesiąc lub pusty był cały okres przyjmowany do ustalenia podstawy urlopowej). Chodzi tu o sytuacje, kiedy pracownik nie nabył prawa do zmiennego składnika ze względu na nieobecność, która wpłynęła na jego brak.

 

Pensja przy braku zmiennego składnika

Przykład

Pracownik był na urlopie w kwietniu. Otrzymuje zmienne wynagrodzenie w postaci prowizji od wyegzekwowanych należności od petentów. W marcu przez cały miesiąc był nieobecny w pracy, ponieważ chorował oraz przebywał na urlopie bezpłatnym. Wynagrodzenie urlopowe za kwiecień należy obliczyć z prowizji wypłaconych w dwóch wcześniejszych okresach.

 

Pracownikom, którzy przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymali wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, np. zostali niedawno zatrudnieni – podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany. Składniki wynagrodzenia, wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. Zatem, poza podstawą urlopową, zostają np. premie kwartalne, półroczne czy nagrody roczne. Z nich nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Są one po prostu wypłacane w normalnych terminach płatności, po upływie danego okresu, za jaki przysługują.

 

Wynagrodzenie przy zmiennej premii

Przykład

Pracownica została zatrudniona 10 grudnia 2016 r. Jest wynagradzana zmienną premią miesięczną. Od 2 lutego przebywała na 24-godzinnym urlopie wypoczynkowym. W grudniu i styczniu zarobiła 415 zł, przepracowując

288 godzin. Za urlop lutowy dostała więc z tego tytułu:

  • 415 zł : 288 godz. = 1,44 zł,
  • 1,44 zł × 24 godz. = 34,56 zł.

CIT

Do rozliczania w kosztach podatkowych wynagrodzeń w tym wynagrodzeń za czas urlopu pracownika stosuje się szczególne zasady potrącalności kosztów, określone w art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT). Stanowią one koszt pracodawcy w miesiącu, za który są należne, jednak pod warunkiem wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Natomiast gdy pracodawca nie dotrzyma wskazanych terminów i spóźni się z wypłatą lub postawieniem ich do dyspozycji, obciążają one firmowe koszty kasowo – stają się kosztem miesiąca, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji. A zatem jeśli pracodawca dochowa ustawowych terminów w odniesieniu do wypłat należnych np. za kwiecień – ich wartość obciąży koszty podatkowe kwietnia i to zarówno wówczas, gdy termin ich wypłaty przypada na kwiecień jak i wtedy, gdy przewidziany jest na maj. Natomiast wypłaty spóźnione będą kosztem w miesiącu ich dokonania

 

Termin wypłaty wynagrodzenia

Przykład

Spółka Alfa Sp. z o.o. i Beta sp. z o.o. zatrudniają pracowników. Spółka Alfa zgodnie z umowami o pracę wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc w ostatnim dniu roboczym miesiąca, a spółka Beta na podstawie umów o pracę do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne. Jeżeli spółka Alfa wynagrodzenia, w tym za urlop za kwiecień wypłaci:

  • do końca kwietnia – zaliczy je do kosztów tego okresu,
  • w maju – będą one kosztem maja.

Jeżeli spółka Beta wypłaci wynagrodzenia, w tym za urlop za kwiecień

  • do 10 maja – będą one kosztem kwietnia,
  • po 10 maja – będą kosztem w dacie wypłaty np. 12 maja.

Podobnie jak same wynagrodzenia, składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń, w tym wynagrodzeń za urlop, w części finansowanej przez płatnika składek, jeśli zostaną uregulowane we wskazanym w ustawach podatkowych trybie, stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne dotyczące ich wynagrodzenia. Tu również kosztowe rozliczenia nie są uzależnione od tego, czy wypłata za dany miesiąc następuje w tym, czy też następnym miesiącu.

Kiedy składki na ZUS są kosztem

Z art. 15 ust. 4h ustawy o CIT wynika jednak, że data wypłaty lub postawienia do dyspozycji wynagrodzenia wpływa na moment, w którym składki powinny być opłacone, aby mogły być kosztem miesiąca, za który wynagrodzenia są należne. Dlatego pracodawcy są uprawnieni do obciążania kosztów składkami ZUS w kwietniu o ile zostaną one opłacone:

  • w terminie wynikającym z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych – jeżeli wynagrodzenia za kwiecień są wypłacane lub stawiane do dyspozycji w tym miesiącu,
  • miesiąc wcześniej od wskazanego terminu – jeżeli wynagrodzenia za kwiecień są wypłacane lub stawiane do dyspozycji w maju zgodnie z terminem określonym w przepisach prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Pracodawca, który nie dotrzyma tych terminów, rozlicza kosztowo przedmiotowe składki dopiero w dacie zapłaty do ZUS.

 

UoR

 

Jak zaksięgować wynagrodzenie podczas urlopu

W księgach rachunkowych nie ma potrzeby wyodrębniania na oddzielnych kontach wynagrodzeń związanych z nieobecnością pracowników. Ujmowane są one zatem podobnie jak pochodne od tych wynagrodzeń na tych samych zasadach i kontach, jak wynagrodzenia za czas pracy. Jeśli za dany miesiąc pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za urlop i za czas pracy, te kwoty nie podlegają rozdzieleniu. Ujmowane są łącznie w następujący sposób:

1. Wartość wynagrodzeń za czas urlopu i czas pracy ujmuje się na podstawie listy płac:

  • Wn „Wynagrodzenia”,
  • Ma „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń”.

Składki społeczne potrącane z wynagrodzenia:

  • Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma „Rozrachunki z ZUS”.

Potrącenie składki na ubezpieczenie zdrowotne:

  • Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma „Rozrachunki z ZUS”.

Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy:

  • Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma „Rozrachunki z US”.

2. Zarachowanie składek społecznych i FP, FGŚP obciążających pracodawcę:

  • Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników”,
  • Ma „Rozrachunki z ZUS”.

3. Wypłata wynagrodzenia z rachunku bankowego (WB):

  • Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
  • Ma „Rachunek bankowy”.

W przypadku, gdy w jednostce jest prowadzona dodatkowo ewidencja według miejsc powstawania kosztów (potocznie w zespole 5), to należy dokonać rozliczenia tych kosztów zapisami:

1. Ujęcie wynagrodzeń, w tym wynagrodzeń za czas wolny od pracy:

  • Wn „Koszty zarządu, koszty działalności podstawowej lub inne konto zespołu 5”,
  • Ma „Rozliczenie kosztów”.

2. Ujęcie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe w części obciążającej pracodawcę, ubezpieczenie wypadkowe i na FP oraz FGŚP:

  • Wn „Koszty zarządu, koszty działalności podstawowej lub inne konto zespołu 5”,
  • Ma „Rozliczenie kosztów”.

 

 

Wyliczenie wynagrodzenia za czas urlopu

Przykład

Pracownik zatrudniony w normach podstawowych od poniedziałku do piątku otrzymuje stałe wynagrodzenie miesięczne w wysokości 2.800 zł, a także czasami wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową z przekroczenia dobowego, płatne 10. dnia następnego miesiąca. W kwietniu pracownik korzystał z 8 dni urlopu wypoczynkowego. W miesiącach poprzedzających ten miesiąc wykorzystywania urlopu z tytułu pracy nadliczbowej uzyskał:

  • w marcu: 525 zł – za 20 godz. nadliczbowych przepracowanych w poprzednim miesiącu,
  • w lutym: 393,75 zł – za 15 godz. nadliczbowych przypadających w poprzednim miesiącu,
  • w styczniu: 0 zł – nie wykonywał pracy nadliczbowej w grudniu.

Za kwietniu pracownikowi przysługuje pełne stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 2.800 zł oraz wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych w kwocie 112,64 zł. Wyliczenie obciążeń i wynagrodzenia netto będzie następujące:

  • wynagrodzenie brutto: 2.912,64 zł
  • składki na ubezpieczenia społeczne (9.76% + 1.5% + 2.45%) 2.912,64 zł = 399,32 zł,
  • podstawa wymiaru składki zdrowotnej 2.912,64 zł – 399,32 zł= 2.513,32 zł,
  • składka na ubezpieczenie zdrowotne: (9%) 2.513,32 zł = 226,20 zł,
  • składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu: (7.75%) 2.513,32 zł= 194,78 zł,
  • podstawa obliczenia zaliczki 2.513,32 zł – 111,25= w zaokrągleniu 2.402,00 zł,
  • zaliczka na podatek 18% z 2.402,00 – 46,33= 386,03 zł,
  • zaliczka do urzędu skarbowego 386,03 – 194,78 zł= 191,00 zł (w zaokrągleniu),
  • wynagrodzenie netto 2.912,64 zł – 399,32 zł – 226,20 zł – 191,00 zł = 2.096,12 zł.

Zarachowanie składek społecznych i FP, FGŚP obciążających pracodawcę (9.76% + 6.5% + 2.45% + 0,1%) 2.912,64 zł = 547,87 zł.

Księgowania:

1. Ujęcie wynagrodzenia na podstawie listy płac:

  • Wn „Wynagrodzenia” 2.912,64 zł,
  • Ma „Rozrachunki pracownikami z tytułu wynagrodzeń” 2.912,64 zł.

2. Składki społeczne potrącane z wynagrodzenia 399,32 zł:

  • Wn „Rozrachunki pracownikami” 399,32 zł,
  • Ma „Rozrachunki z ZUS” 399,32 zł.

3. Potrącenie składki na ubezpieczenie zdrowotne 226,20 zł:

  • Wn „Rozrachunki pracownikami” 226,20 zł,
  • Ma „Rozrachunki z ZUS” 226,20 zł.

4. Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy 191,00 zł:

  • Wn „Rozrachunki pracownikami” 191,00 zł,
  • Ma „Rozrachunki z US” 191,00 zł.

5. Zarachowanie składek społecznych i FP, FGŚP obciążających pracodawcę 547,87 zł:

  • Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników” 547,87 zł,
  • Ma „Rozrachunki z ZUS” 547,87 zł.

6. Wypłata wynagrodzenia z rachunku bankowego (WB):

  • Wn „Rozrachunki pracownikami” 2.096,12 zł,
  • Ma „Rachunek bankowy” 2.096,12 zł.

7. Rozliczenia tych kosztów w układzie kalkulacyjnym ujęcie wynagrodzeń, w tym wynagrodzeń za czas wolny od pracy:

  • Wn „Koszty zarządu 2.912,64 zł,
  • Ma „Rozliczenie kosztów” 2.912,64 zł.

8. Rozliczenia tych kosztów w układzie kalkulacyjnym – ujęcie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe w części obciążającej pracodawcę, ubezpieczenie wypadkowe i na FP oraz FGŚP:

  • Wn „Koszty zarządu 547,87 zł,
  • Ma „Rozliczenie kosztów” 547,87 zł.

 

 

Autor: Izabela Nowacka

Niepoprawne odwołanie. Spróbuj jeszcze raz

Co o nas mówią?

100% rozwiązań, których potrzebują księgowi!

Żadnych podstawowych rzeczy, o których doskonale wiemy. Tylko esencja – naprawdę praktyczne wskazówki i zmiany, zmiany, zmiany... – to, co chcemy i musimy wiedzieć: szczegółowe wyjaśnienia podstaw prawnych, interpretacje doradców podatkowych.

Damian Zajączkowski


Zaoszczędzisz mnóstwo czasu
i pozbędziesz się dylematów

Już od kilku lat korzystam z Państwa publikacji. Są one bardzo rzeczowe, konkretne, fachowe. Zawsze mogę znaleźć odpowiedź na nurtujący problem. Napisane są fachowym, przystępnym i zrozumiałym językiem.
I dostępne w przystępnej cenie.

Monika Ciemerys


Wsparcie ekspertów i przejrzyste rozwiązania

„Doradca VAT” to najbardziej cenny przewodnik po zagadnieniach VAT-u, najbardziej na czasie, zahaczający o wiele zagadnień powiązanych, np. o ordynację podatkową. Odpowiedzi na pytania są udzielane błyskawicznie. "Doradca VAT" jest tak cenny dla pracy księgowego, że trudno to wyrazić słowami.
Bardzo cenne są przekrojowe i porządkujące wiedzę opracowania kompleksowe tematów vatowskich w odrębnych publikacjach.

Jolanta Chudzik

Biblioteka finansowo-księgowa

Nasze nagrody i wyróżnienia

wiper-pixel