Dowiedz się, jak poprawnie rozliczać wydatki na pakiety medyczne dla pracowników

Dowiedz się, jak poprawnie rozliczać wydatki na pakiety medyczne dla pracowników

W okresie zimowym wielu pracowników przekonuje się, iż dobrze postąpili, wybierając jako tzw. socjal pakiety medyczne dla siebie i członków rodziny. Po stronie firmy zakup takich pakietów to wciąż jedna z najpopularniejszych form motywowania pracownika. Sprawdź, jak rozliczać kosztowo takie wydatki.

CIT – Czy zakupiony pakiet medyczny dla emerytowanego pracownika ma związek z przychodem firmy?

VAT – Czy zakup pakietów medycznych to refakturowanie usług?

UoR – Jak ewidencjonować zakup pakietów medycznych w księgach rachunkowych?

Pracodawca jest zobowiązany do objęcia swoich pracowników opieką zdrowotną z zakresu medycyny pracy i pokrycia kosztów takich świadczeń. W praktyce zakres tych czynności często jest rozszerzany o dodatkowe świadczenia, które mają charakter odpłatny. W tym celu firmy zawierają umowy o świadczenie kompleksowych usług medycznych (w tym oczywiście także z zakresu medycyny pracy). Przedmiotem takich umów jest udzielanie świadczeń medycznych dla pracowników i członków rodziny pracowników, a także czasami – dla byłych pracowników firmy (emerytów). W praktyce najczęściej wygląda to tak, że nabywane pakiety medyczne finansowane są ze środków obrotowych firmy i pracownik nie jest obciążany kosztem zakupu pakietu medycznego w zakresie świadczeń zdrowotnych medycyny pracy. Może ponosić jedynie koszty dodatkowego świadczenia zdrowotnego (o ile oczywiście chce skorzystać z takiej dodatkowej opcji), lub też płaci za to w całości firma.

Nieodpłatnie nabyty pakiet medyczny jest przychodem

W sytuacji gdy wartość pakietu medycznego dla pracownika czy jego najbliższych, finansowana jest przez firmę – jest on kwalifikowany jako przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego odprowadzane są zaliczki na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych. W przypadku byłego pracownika-emeryta, jeśli świadczenia otrzymywane przez emerytów w związku z łączącym ich ze firmą stosunkiem pracy (w tym od związków zawodowych) – opodatkowaniu PIT podlegają świadczenia przekraczające w roku podatkowym kwotę 3.000 zł. W takiej sytuacji firma powinna poinformować byłego pracownika-emeryta oraz właściwy organ podatkowy o powstałym przychodzie, poprzez złożenie formularza PIT-8C.

Zakup pakietów medycznych dla członków rodzin pracowników

Analizując kwestie kosztowego rozliczania wydatków na zakup pakietów medycznych, problemy sprawia ustalenie, jak postąpić w sytuacji, gdy wydatek taki nie jest ponoszony de facto na rzecz pracownika, ale dla członków rodzin pracowników. Trzeba tu pamiętać, że wydatki ponoszone przez pracodawcę z tytułu zakupu pakietów medycznych dla pracowników oraz członków rodziny pracownika będą stanowić dla niego w całości koszty uzyskania przychodów, w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy, wyłączonych z katalogu kosztów uzyskania przychodów).

6 warunków zaliczania wydatków w koszty podatkowe

Aby wydatek poniesiony przez firmę mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przestanki dotyczące tego wydatku:

1) został poniesiony przez firmę,

2) jest definitywny, a więc bezzwrotny,

3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością,

4) poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

5) został właściwie udokumentowany,

6) nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wydatki ponoszone na zakup pakietów medycznych dla pracowników i ich rodzin spełniają ww. warunki, gdyż są: ponoszone przez firmę, bezzwrotne, każdorazowo właściwie udokumentowane oraz nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W szczególności nie są to wydatki z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT, który wskazuje, iż z kosztów uzyskania przychodów wyłączone zostały wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.


Zapamiętaj!

Wydatki na zakup pakietów medycznych nie stanowią działalności socjalnej, o której mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Czy pakiet medyczny ma związek z przychodem firmy

W kontekście zaliczania wydatków na pakiety medyczne, wyjaśnienia wymaga jednak kwestia związku poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wpływ tego wydatku na uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Trzeba pamiętać, że przesłankę celowości wydatku uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł – obiektywnie oceniając – oczekiwać takiego efektu.


Zapamiętaj!

W konsekwencji kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

Jednocześnie należy podkreślić, że o tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. To na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Dlatego też wydatki, które zostaną poniesione przez przedsiębiorcę na pakiety medyczne, spełniają te wszystkie warunki, ponieważ:

1) zmniejszają nieobecność pracowników w pracy – pakiety medyczne pozwalają pracownikom i członkom ich rodzin w krótszym czasie otrzymać opiekę medyczną:

  • z jednej strony, pracownicy dzięki pakietom medycznym nie mają problemu z szybkim dostępem do otrzymania pomocy medycznej – co skutkuje szybszym wyleczeniem i powrotem do wykonywania pracy,
  • z drugiej strony, dzięki temu, że pakiety medyczne obejmują również członków rodziny pracownika, którzy także otrzymują szybką pomoc medyczną – zmniejszeniu ulega nieobecność pracowników w pracy związana np. z mniejszym korzystaniem z urlopów z uwagi na konieczność sprawowania opieki nad chorymi członkami rodziny, przez co przedsiębiorca jest mniej narażony na nieobecność pracowników w pracy. Skutkuje to wszystko skróconym okresem absencji pracowników w pracy, a to wpływa na osiąganie przychodów przez firmę,

2) wpływają na zwiększenie motywacji pracowników oraz przyczyniają się do poprawy wizerunku pracodawcy, jako dbającego zarówno o swoich pracowników, ale także o członków ich rodzin – skutkuje to m.in. większym „przywiązaniem” pracownika do pracodawcy, co wpływa na zmniejszenie ich rotacji w firmie,

3) powodują lepszą atmosferą w firmie – zadowolenie pracowników przekłada się na ich większe zaangażowanie w pracę, co skutkuje osiągnięciem przez nią zysków w przyszłości.

Wydatek na rodzinę to zysk pracownika

W zakresie wydatków na pakiety medyczne przekazane członkom rodziny pracowników trzeba pamiętać, iż sfinansowanie pakietów medycznych rodzinie pracownika jest w rzeczywistości rodzajem świadczenia pracodawcy na rzecz pracownika – jest to forma wynagrodzenia za jego pracę, a wynagrodzenia stanowią przecież dla firmy koszty uzyskania przychodów.

Jak wskazano w interpretacji z 16 lutego 2017 r. (nr 1462-IPPB5.4510.1103.2016.2.BC), „(…) Gdyby przyjąć odwrotne założenie, według którego wartość pakietów medycznych stanowi koszt uzyskania przychodu wyłącznie w wysokości przypadającej na część sfinansowaną dla pracowników, prowadziłoby to do niewytłumaczalnego traktowania tego samego rodzaju świadczenia w różny sposób na gruncie prawa podatkowego. Jeżeli spółka przyznałaby wartość pakietu medycznego pracownikowi w formie pieniężnej, którą następnie pracownik mógłby przeznaczyć np. na sfinansowanie pakietu medycznego dla swojego dziecka, to nie ulegałoby wątpliwości, że ten dodatkowy element wynagrodzenia pracowniczego stanowiłby dla spółki koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT”.

Podsumowując, należy pamiętać, iż wydatki ponoszone na zakup pakietów medycznych będą stanowić koszty uzyskania przychodów – zarówno w części przypadającej na pracowników, jak i na członków rodzin pracowników – gdyż spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Powyższe potwierdzają organy skarbowe w licznie wydawanych interpretacjach indywidualnych, np.:

  • dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 21 marca 2017 r., nr 0461-ITPB3.4510.69.2017.1.JS, w której organ stwierdził, iż „(…) Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że wydatki poniesione na dofinansowanie pakietów ubezpieczenia medycznego pracowników oraz współubezpieczonych stanowią/będą stanowiły dla wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT”,
  • dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 11 stycznia 2017 r., nr 2461-IBPB-1-1.4510.359.2016.1.AT zgodził się z wnioskodawcą, że: „(…) Przedmiotowe wydatki ponoszone na zakup pakietów medycznych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów (również w części przypadającej na członków rodzin pracowników), gdyż spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie są wymienione w negatywnym katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów”,
  • dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 19 kwietnia 2016 r., nr ILPB3/4510-1-55/16-4/JG zgodził się z wnioskodawcą, że przyznane pracownikom oraz członkom ich rodziny, tj. małżonkom/partnerom życiowym, dzieciom pakiety medyczne, finansowane w głównej mierze przez spółkę (pracownik ponosi odpłatność w wysokości 1 zł) – wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów,
  • interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB5.4510.1103.2016.2.BC,
  • interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB5.4510.1037.2016.2.MR,
  • interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w Bielsku-Białej z 29 czerwca 2018 r., nr 0111-KDIB2 – 1.4010.165.2018.1.AP.

Zakup pakietów medycznych dla byłych pracowników (emerytów)

Trzeba pamiętać, że wydatki poniesione na świadczenia medyczne na rzecz byłych pracowników (emerytów), służą osiąganiu wymiernych korzyści biznesowych firmy i jako takie też stanowią koszt uzyskania przychodów. Spełniają one warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

W świetle tego przepisu ocena prawna konkretnego wydatku poniesionego przez podatnika wymaga odniesienia się do kryterium celowości jego poniesienia oraz uwzględnienia wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów, określonych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Szerszego komentarza wymaga cel poniesienia wydatku. Nie budzi wątpliwości, iż wydatki na zakup usług medycznych dla byłych pracowników (emerytów) ponoszone są z zamiarem osiągnięcia przychodów oraz mają związek z prowadzoną działalnością. Takie korzyści oferowane przez firmę byłym pracownikom budują w obecnych pracownikach poczucie więzi i przywiązania do pracodawcy, co przekłada się na ich zaangażowanie i wkład, jaki wnoszą do firmy. A to już wpływa na osiągane przychody pracodawcy.

Zakup pakietów medycznych to refakturowanie usług

Przykład

Pracodawca nabywa pakiety medyczne dla swoich pracowników. Zastosowanie znajduje tu więc art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, to przyjmuje się, że sam otrzymał i wyświadczył te usługi (refakturowanie usług). Na gruncie przepisów ustawy o VAT należy więc przyjąć fikcyjne założenie, że to pracodawca wyświadcza na rzecz swoich pracowników usługi medyczne, wchodzące w zakres kupionego pakietu medycznego.

Rozliczenie VAT od refakturowanych usług

Przykład

Pracodawca zapewniając pakiety medyczne pracownikom, nie pobiera najczęściej od nich żadnej dodatkowej opłaty. Zastosowanie znajdą w tym przypadku przepisy nakazujące niektóre nieodpłatne świadczenia uznawać za odpłatne (art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT). Zgodnie z tym przepisem za odpłatne świadczenie usług uznaje się m.in. nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste pracowników podatnika (do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika). Na gruncie tego przepisu pracodawca z tytułu świadczonych nieodpłatnie na rzecz pracowników usług medycznych jest zobowiązany generalnie do wykazania tej sprzedaży oraz rozliczenia podatku należnego.

Jednak w kontekście pakietów medycznych trzeba mieć na uwadze fakt, iż w art. 43 ust. 1 pkt 18–19a ustawy o VAT przewidziano zwolnienie od tego podatku. W punkcie 18 zwolnieniem objęto m.in. usługi w zakresie opieki medycznej służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia wykonywane w ramach działalności leczniczej przez podmioty lecznicze. Jednocześnie w punkcie 19 przewidziano zwolnienie dla tego samego rodzaju usług świadczonych m.in. przez lekarzy i lekarzy dentystów czy psychologa. Na gruncie tych regulacji zwolnieniem nie byłyby objęte usługi świadczone przez pracodawców na rzecz pracowników w ramach refakturowania. Jednak w pkt 19a przewidziano, iż zwolnienie to dotyczy także usług w zakresie opieki medycznej nabytych przez podatnika we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej od ww. podmiotów (m.in. od podmiotów leczniczych oraz lekarzy). W konsekwencji usługi tego rodzaju świadczone przez pracodawców na rzecz pracowników korzystają ze zwolnienia z VAT. Pracodawca powinien wykazać w deklaracji te zdarzenia jako świadczenie usług na terytorium kraju zwolnione od podatku.

Decyzja IS

Nieodpłatne przekazanie przez firmę na rzecz jej pracowników pakietów medycznych w zakresie medycyny pracy nie stanowi odpłatnego świadczenia usług w rozumieniu art. 8 ust. 2 ustawy o VAT i w konsekwencji nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu, gdyż związane jest z prowadzoną działalnością gospodarczą firmy. Natomiast nieodpłatne przekazanie na rzecz pracowników pakietów medycznych w zakresie profilaktyki i usług dodatkowych stanowi – w świetle art. 8 ust. 2 ustawy o VAT – czynność podlegającą opodatkowaniu i korzysta ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 19a w związku z art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT”.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 czerwca 2012 r., nr ILPP2/443-300/12-2/MR.

W konsekwencji, jeżeli w skład pakietu medycznego wchodzą usługi z zakresu medycyny pracy to pracodawca świadczenie w tej części traktuje jako wykonywane w ramach prowadzonej działalności (nie wykazuje więc tych usług w deklaracji). W odniesieniu do pozostałej części, obejmującej usługi dodatkowe, pracodawca musi wykazać je w deklaracji jako świadczenie usług na terytorium kraju, stosując zwolnienie od VAT.

Świadczenia dla pracowników bez kasy fiskalnej

Trzeba pamiętać, że tego rodzaju świadczeń nie ewidencjonujemy na kasie fiskalnej (w chwili pisania tego artykułu resort finansów nie przedstawił nowego rozporządzenia kasowego na rok 2019), gdyż zwolnieniu podlegają m.in. dostawy towarów i świadczenia usług przez podatnika na rzecz jego pracowników (poz. 36 załącznika do rozporządzenia). Może się jednak zdarzyć, że trzeba będzie wystawić fakturę dokumentującą wyświadczone w ramach refakturowania na rzecz pracownika usługi. Dzieje się tak dlatego, że chociaż podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej (art. 106b ust. 2 ustawy o VAT), to jednak zobowiązany jest do jej wystawienia w przypadku żądania zgłoszonego przez nabywcę usługi w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT). Jeżeli więc pracownik (w tym terminie) zażąda faktury, to pracodawca będzie musiał ją wystawić.

UoR

Jak ewidencjonować zakup pakietów medycznych w księgach

Otrzymaną fakturę uwzględniającą wartość usług medycznych rozliczamy:

  • na koncie 30 „Rozliczenie zakupu” po stronie Wn,
  • na koncie 21 „Rozrachunki z dostawcami” po stronie Ma.

Koszty zakupu pakietów medycznych wliczają się w koszty operacyjne działalności. A przynajmniej ta część, którą zgodnie z zapisami w regulaminie lub układzie zbiorowym opłaca pracodawca. Dlatego w księgach rachunkowych podlegają ewidencji:

  • na koncie 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” po stronie Wn, gdzie wpisujemy koszt poniesiony przez pracodawcę, czyli różnicę pozostałą po odjęciu od wartości faktury kosztów ponoszonych przez pracowników;
  • na koncie 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” po stronie Wn, gdzie uwzględniamy koszt ponoszony przez pracowników;
  • na koncie 30 „Rozliczenie zakupu” po stronie Ma, gdzie wpisujemy pełny koszt zakupu pakietów.

W sytuacji, gdy część kosztów zakupu pakietów medycznych ponosi również pracownik, odpowiednia kwota powinna zostać potrącona z jego wynagrodzenia. Należy uwzględnić ją zarówno na koncie 23 „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” po stronie Wn, jak również na koncie 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” po stronie Ma.

 

Autor: Rafał Kuciński

Niepoprawne odwołanie. Spróbuj jeszcze raz

Co o nas mówią?

100% rozwiązań, których potrzebują księgowi!

Żadnych podstawowych rzeczy, o których doskonale wiemy. Tylko esencja – naprawdę praktyczne wskazówki i zmiany, zmiany, zmiany... – to, co chcemy i musimy wiedzieć: szczegółowe wyjaśnienia podstaw prawnych, interpretacje doradców podatkowych.

Damian Zajączkowski


Zaoszczędzisz mnóstwo czasu
i pozbędziesz się dylematów

Już od kilku lat korzystam z Państwa publikacji. Są one bardzo rzeczowe, konkretne, fachowe. Zawsze mogę znaleźć odpowiedź na nurtujący problem. Napisane są fachowym, przystępnym i zrozumiałym językiem.
I dostępne w przystępnej cenie.

Monika Ciemerys


Wsparcie ekspertów i przejrzyste rozwiązania

„Doradca VAT” to najbardziej cenny przewodnik po zagadnieniach VAT-u, najbardziej na czasie, zahaczający o wiele zagadnień powiązanych, np. o ordynację podatkową. Odpowiedzi na pytania są udzielane błyskawicznie. "Doradca VAT" jest tak cenny dla pracy księgowego, że trudno to wyrazić słowami.
Bardzo cenne są przekrojowe i porządkujące wiedzę opracowania kompleksowe tematów vatowskich w odrębnych publikacjach.

Jolanta Chudzik

Biblioteka finansowo-księgowa

Nasze nagrody i wyróżnienia

wiper-pixel