Jak wysłać sprawozdanie przez aplikację MF e-Sprawozdanie finansowe

Badania sprawozdania finansowego za 2023 rok. Znamy obowiązujące limity

Jakie są podstawowe funkcjonalności aplikacji MF e-Sprawozdanie finansowe

Podstawowymi funkcjonalnościami aplikacji są:

1. wprowadzenie danych do sprawozdania finansowego,

2. zapisanie wprowadzonych danych sprawozdania finansowego i otwarcie zapisanego sprawozdania finansowego,

3. podpisanie pliku sprawozdania finansowego,

4. przygotowanie i podpisanie wysyłki do szefa KAS sprawozdania finansowego wraz z dokumentami dodatkowymi,

5. weryfikacja UPO.

Aplikacja jest przeznaczona też dla jednostek składających sprawozdanie finansowe do szefa KAS. Po zainstalowaniu aplikacji wg zasad zawartych w podręczniku użytkowania ze strony ministerstwa i wybraniu przycisku „Utwórz nowe”, w aplikacji pojawia się okno z komunikatem potwierdzającym, do kogo jest skierowane to oprogramowanie. W przypadku wybrania opcji „Tak” wyświetli się ekran wyboru jednostki, w przypadku wybrania opcji „Nie” wyświetli się komunikat kierujący do portalu EKRS.

Sprawozdanie do aplikacji może wprowadzić jednostka:

• mikro, co oznacza sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy o rachunkowości,
• mała, co oznacza sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości,
• inna, co oznacza sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Po wyborze rodzaju załącznika należy zaznaczyć, czy dane będą wprowadzane:

• w złotych – możliwe jest wtedy wprowadzanie wartości kwotowych z dokładnością do dwóch miejsc po kropce,
• w tysiącach – możliwe jest wprowadzanie wartości kwotowych w liczbach całkowitych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych.

Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych potrzebnych do identyfikacji podatnika oraz danych opisujących okres sprawozdawczy i datę sporządzenia sprawozdania finansowego. Są to odpowiednio informacje o:

• NIP lub KSR (prawidłowe określenie jest ważne dla podmiotów składających sprawozdanie do KRS),
• nazwie firmy,
• adresie zamieszkania podatnika,
• okresie sprawozdawczym, jaki obejmuje sprawozdanie finansowe,
• dacie sporządzenia sprawozdania – to data bieżąca, data wprowadzania danych. Nie ma możliwości wskazania np. daty 30 marca 2023 r., jeśli dane wpisuje się 18 kwietnia 2023 r.

Następnie uzupełniamy dane dotyczące wprowadzenia do sprawozdania. Dostępne opcje są uzależnione od typu jednostki wybranego po rozpoczęciu sporządzania sprawozdania finansowego – inny jest zakres wymaganych danych wg załączników nr 4, 5 czy 1.

Kolejny krok to wprowadzanie bilansu. Składa się on z dwóch zakładek „Aktywa” oraz „Pasywa”.

Dane wprowadzamy wg zasady od ogółu do szczegółu. Oznacza to, że najpierw należy wprowadzić wartość łączną aktywów (sumę bilansową). Wprowadzać można ją do trzech kolumn:

• Kwota na dzień kończący bieżący rok obrotowy
• Kwota na dzień kończący poprzedni rok obrotowy
• Przekształcone dane porównawcze za poprzedni rok obrotowy – tę kolumnę wypełnia się w przypadku zmiany polityki rachunkowości czy zmiany prezentacji danych.

Jeżeli wcześniej typ danych liczbowych został wybrany w złotych, można wprowadzić kwotę 16-cyfrową z maksymalnie dwoma miejscami po kropce. Jeżeli został wybrany typ danych liczbowych w tysiącach, można wprowadzić kwotę 13-cyfrową, a formularz przyjmuje jedynie wartości całkowite.

Po wypełnieniu wartości aktywa klikamy na czerwone kółko z plusem, wtedy rozwiną się kolejne pozycje bilansu wg wybranego wcześniej załącznika. Pozycję, którą chcemy wprowadzać, należy zaznaczyć i potem wprowadzić kwoty do kolumn obok.

Aplikacja umożliwia dodawanie wierszy tzw. pozycji uszczegóławiających. Jeżeli dla dodanego pola uszczegóławiającego istnieje możliwość dodania kolejnej podpozycji, będzie przy niej widoczny przycisk białego plusa na tle czerwonego kółeczka.

W analogiczny sposób wypełniamy dane dotyczące rachunku zysków i strat. Z tym że jeśli wcześniej wybrano załącznik nr 5 lub 1, to teraz dostępne są opcje:

• Rachunek zysków i strat (wariant kalkulacyjny),
• Rachunek zysków i strat (wariant porównawczy).

Z kolei, jeśli wcześniej wybraliśmy załącznik nr 4, to dostępne są opcje:

Osoba fizyczna spełnia kryteria, o których mowa w art. 3 ust. 1a pkt 1, 3 i 4 oraz ust. 1b ustawy,

Osoba fizyczna spełnia kryteria, o których mowa w art. 3 ust. 1a pkt 2 ustawy.

Wskazują one, na podstawie jakich kryteriów jednostka sporządza sprawozdanie wg załącznika nr 4.

Na ekranie rachunku zysków i strat domyślnie wyświetlane są jedynie pozycje obowiązkowe do uzupełnienia. W celu rozszerzenia zakresu rachunku zysków i strat należy skorzystać z przycisku „Dodaj pozycję”, pozwalającego na dodawanie zdefiniowanych pozycji uszczegóławiających do rachunku zysków i strat. Niektóre pozycje rachunku zysków i strat posiadają podpozycje. W celu dodania podpozycji należy skorzystać z tego przycisku. Do usuwania dodanych pól uszczegóławiających służy przycisk czerwonego krzyżyka na białym kółku.

W podobny sposób wprowadza się Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym. Choć jest ono elementem sprawozdania finansowego, którego wypełnienie nie jest obowiązkowe dla wszystkich jednostek.

W celu dodania tego elementu sprawozdania finansowego należy zaznaczyć opcję „Tak” pod pytaniem „Czy chcesz sporządzić zestawienie zmian w kapitale”. W przypadku zaznaczenia opcji „Nie” ekran pozostaje pusty.

Identycznie jest w odniesieniu do rachunku przepływów pieniężnych, z tym że w przypadku zaznaczenia „Tak” wyświetli się lista wyboru metody, według której przygotowywany będzie rachunek przepływów pieniężnych z dwiema opcjami do wyboru: metoda bezpośrednia, metoda pośrednia.

Dodatkowe informacje i objaśnienia składają się z dwóch zakładek „Ogólne” oraz „Dotyczące podatku dochodowego – Rok bieżący”.

W zakładce „Ogólne” wypełnienie pola „Opis” jest obowiązkowe. W tym polu powinna znajdować się treść dodatkowych informacji i objaśnień. Można również do sprawozdania finansowego załączyć pliki zawierające dodatkowe informacje i objaśnienia albo ich fragmenty. W tym celu należy kliknąć „Wybierz plik”, a następnie wskazać lokalizację załącznika. W przypadku gdy wszystkie informacje dodatkowe zawarte są w dodanym załączniku, w polu „Opis” należy umieścić informację o tym fakcie.

Nazwa załączanego pliku nie może zawierać spacji oraz polskich znaków diakrytycznych oraz musi mieć długość 5–55 znaków. Lista dopuszczalnych typów plików to: .csv, .jpg, .png, .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .ods, .txt, .rtf.

Wypełnienie zakładki „Dotyczące podatku dochodowego – Rok bieżący” nie jest obowiązkowe w przypadku gdy dodatkowe informacje i objaśnienia sporządzane są zgodnie z załącznikiem nr 4 albo załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości.

W celu dodania tego elementu sprawozdania finansowego należy zaznaczyć opcję „Tak” pod pytaniem „Czy chcesz uzupełnić dodatkowe informacje i objaśnienia”.

Po uzupełnieniu w przygotowywanym sprawozdaniu finansowym wszystkich wymaganych pól aktywuje się przycisk „Generuj”. Jeżeli wszystkie pola są wypełnione, to wszystkie flagi w panelu menu bocznego są w kolorze zielonym. Po wygenerowaniu plików sprawozdania następuje przeniesienie na ekran „Podsumowanie i złożenie podpisu”.