Nota korygująca – w jakich sytuacjach jest wystawiana? Wyjaśniamy

Pomyłki mogą zdarzać się każdemu, także podczas wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż. Bardzo często dotyczą przy tym elementów opisowych dokumentu, czyli np.:

• danych nabywcy lub sprzedawcy, takich jak NIP, nazwa firmy lub jej adres,

• opisu towarów lub usług podlegających sprzedaży,

• daty sprzedaży.

W takich sytuacjach potencjalne problemy, na przykład związane z księgowaniem faktury i odliczeniem podatków, rozwiąże nota korygująca. Co szczególnie ważne: za pomocą noty nie można poprawiać zapisów dotyczących m.in. wartości sprzedaży, jednostek miar i ilości dostarczanych towarów lub usług, upustów i obniżek czy błędów w zakresie naliczonego podatku VAT. W takich przypadkach zamiast noty zastosowanie znajdzie faktura korygująca.

Wystawienie takiego dokumentu nie jest skomplikowane. W większości przypadków to najprostszy i najszybszy sposób na poprawienie błędów, które mogłyby np. uniemożliwić zaliczenie zakupu do kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli zastanawiasz się, czy w konkretnym przypadku możesz skorzystać z tego rozwiązania lub nie wiesz, co powinien zawierać dokument, przeczytaj na Firmove.pl jak wygląda nota korygująca. Znajdziesz tam informacje niezbędne do prawidłowego jej wystawienia.

Zastanawiasz się,  kto wystawia notę korygującą? Wbrew często powielanej opinii to rola kupującego, a nie wystawcy, który wystawił fakturę zawierającą błędy. Zgodnie z art. 106k Ustawy o podatku od towarów i usług tego typu faktura wymaga jednak uzyskania zgody wystawcy faktury. Możesz udokumentować jej otrzymanie na przykład na podstawie korespondencji elektronicznej. Inaczej wygląda to w sytuacji faktury korygującej – do jej wystawienia uprawniony jest wyłącznie sprzedawca. 

Zawartość noty korygującej reguluje ten sam artykuł Ustawy o podatku VAT. Niezależnie od tego, jaki wzór noty korygującej zastosujesz, powinien zawierać komplet wskazanych poniżej danych: 

1. wyrazy „Nota korygująca”.

2. Kolejny numer i datę wystawienia noty.

3. Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i kupującego.

4. Adresy podatników i numery wykorzystywane na potrzeby rozliczenia podatku dochodowego lub podatku od wartości dodanej.

5. Dane zawarte na fakturze, której dotyczy nota.

6. Treści ujęte na fakturze wymagające poprawy i treści prawidłowe.

Co ważne, nie istnieje jeden ustandaryzowany wzór. Na wygenerowanie noty korygującej pozwala większość programów przeznaczonych do zarządzania księgowością w firmie czy wystawiania faktur.

Jak widzisz, wystawienie noty korygującej jest naprawdę proste, a Ustawodawca przewidział wygodny tryb jej sporządzania i wystawiania. Jeżeli stwierdzisz nieprawidłowości na otrzymanej od sprzedawcy fakturze, o ile nie wymagają sporządzenia faktury korygującej, możesz samodzielnie wystawić notę. Oczywiście nie zapominaj o poinformowaniu wystawcy i uzyskaniu jego zgody. Co ważne: nie przewidziano limitu czasowego na wystawienie noty korygującej. Zasadniczo możesz zrobić to więc w dowolnym czasie. Nie warto jednak zwlekać. Dzięki temu zyskasz pewność, że księgowane dokumenty będą zawierać prawidłowe informacje i nie będziesz mieć powodów do obaw np. w przypadku kontroli przeprowadzanej przez fiskus.