Jak zmienić realia biura rachunkowego?

Czy licząc cudze pieniądze, można odczuwać stres? Mogłoby się wydawać, że nie, ale nic bardziej mylnego. Księgowi każdego dnia rachują i podsumowują pieniądze swoich klientów. Wygodna praca za biurkiem, w tle grające radio, ale gdy do biura wchodzi wzburzony klient i sypie iskrami, masz ochotę schować się pod biurkiem. Takie sytuacje zdarzają się w każdej branży, ale można się nauczyć radzić sobie z nimi. Poznaj nasze sposoby nie tylko na chroniczny stres w biurze rachunkowym!

Chroniczny stres, dyskomfort oraz trudni klienci to Twój chleb powszedni? Sprawdź, jak zmienić realia biura rachunkowego!

Poniedziałek, godzina 8 rano. Naciskasz przycisk i uruchamiasz komputer, kolejnym ruchem ręki włączasz lampkę na biurku, a następnie ekspres do kawy. Taaak! Dzień bez kawy w biurze rachunkowym chyba nie może się wydarzyć. Niby nic wielkiego, bo przecież każdy dzień pracujący wygląda podobnie. Ale nigdy nie wiesz, kiedy rozpęta się burza, wybuchnie tykająca bomba lub po prostu smok opuści swoją jamę i zacznie ziać ogniem! Co tu więcej pisać. Sytuacje z klientami są skrajnie różne. Jedni wpadają z czekoladkami w ramach podziękowania, a inni… no cóż — sypią iskrami. I jak tu pomimo braku odpowiednich warunków zachować trzeźwość umysłu i wydajność pracy? Ratować się herbatkami na uspokojenie? Hmm, nie ma co owijać w bawełnę! Jest kilka sposobów, które mogą skutecznie sprawić, by odpowiedzialność w Twojej pracy nie przekładała się bezpośrednio na dyskomfort psychiczny. Oto i one!

Jeśli dopiero rozpoczynasz pracę w księgowości, zacznij od prawidłowego nastawienia. Z pewnością na swoim koncie masz już ukończoną szkołę lub skończone odpowiednie kursy. A więc z cyferkami jesteś za pan brat! Nastaw swój umysł pozytywnie do pracy z klientami. Pamiętaj, że stres nie jest dobrym doradcą. Nawet jeśli za chwilę na progu biura rachunkowego mają pojawić się urzędnicy, pamiętaj, że oni też są tylko ludźmi. Nie daj się wkręcić w machinę stresu, która odetnie Twoją zdolność do podejmowania właściwych decyzji. Przecież kochasz cyferki i masz świetne wyniki w pracy, a klienci najczęściej dzwonią z podziękowaniami.

Nabierz pewności siebie i systematycznie poszerzaj zawodowe horyzonty. Przepisy się bezustannie zmieniają, więc nie musisz znać ich na pamięć. Wystarczy, że odpowiednie pomoce znajdą się na Twoim biurku, a Ty w razie niepewności po prostu będziesz się nimi posiłkować.

Jak już z pewnością zdążyłeś się zorientować, życie księgowego przypomina często ciszę przed burzą z piorunami. A w takich warunkach o trudny do ugaszenia pożar już nie jest trudno. Czasem zły dzień klienta, innym razem zbyt wysoki rachunek lub nieprzeczytany ze zrozumieniem list z urzędu mogą doprowadzić do rozmowy o gwałtownym przebiegu. Aby zadbać o swój komfort psychiczny w czasie pracy, zacznij od odpowiedniej organizacji. I nie mamy tu na myśli równo poukładanych dokumentów (porządek to podstawa każdego profesjonalnego biura rachunkowego!). Klienci, którzy potrzebują pomocy biura rachunkowego, chcą nawiązać współpracę i zgodzą się na dokładnie określone warunki, jeśli otrzymają wysokiej jakości usługę. Ten krok może Ci pomóc zminimalizować codzienny stres w biurze.

Nowych klientów przywitaj drukiem umowy o współpracę. Przygotuj go skrupulatnie, określając wszystkie zasady, których powinien dotrzymać klient biura rachunkowego. Bez względu na to, czy firma pracuje w trybie online, czy też stacjonarnym, ten element zagwarantuje Ci spokój ducha i komfort psychiczny. Pomoże Ci również rozstrzygnąć ewentualne spory.

Pamiętaj, że im bardziej przemyślaną umową będziesz operować, tym mniej pożarów będziesz gasić w czasie pracy!

Stare, ludowe porzekadło mówi o tym, że „nie myli się tylko ten, który nic nie robi”. Jesteś tylko człowiekiem, więc pomyłki mogą się wydarzać. Jednak nie będą one wyglądały profesjonalnie. Zamiast dodatkowego pracownika, który będzie sprawdzał ponownie wszystkie wyliczenia i pamiętał o terminach, wykorzystaj w swojej pracy nowoczesne narzędzia. A są takie, które usprawnią Twoje działania, a nawet będą je nawigować. Przy niewielkich kosztach miesięcznych otrzymujesz zatem wsparcie, które pomoże Ci uzyskać miano profesjonalisty. Idealnym przykładem może okazać się 360 Księgowość. Jest to prosty w obsłudze program stworzony z myślą o biurach rachunkowych i księgowych online. Sprawdź jego możliwości w bezpłatnym okresie próbnym, który trwa aż 6 miesięcy. Ponadto podczas kontroli możesz przyznać urzędnikom dostęp tymczasowy i nie musisz martwić się o szukanie kolejnych dokumentów.

Chmura ułatwia dostęp do dokumentów bez względu na to, w którym miejscu globu jesteś. Można śmiało stwierdzić, że taki system pracy jest niezawodny. Wykorzystanie chmury danych w codziennej pracy z pewnością przybliży firmę do miana cenionej i szanowanej marki na rynku.

W każdym zawodzie człowiek jest narażony na kontakt z przypadkami szczególnymi lub młodymi, nieoszlifowanymi smokami, które lubią często bez powodu sypać iskrami. Jeśli zorientujesz się, że do firmy regularnie przybywa ten sam osobnik i stale podnosi Twoje ciśnienie oraz innych pracowników, z okazji końca roku kalendarzowego zrezygnuj ze współpracy. Na jego miejsce z pewnością znajdą się nowi klienci, którzy z poszanowaniem będą traktować współpracę, wytyczone granice oraz każdego człowieka zatrudnionego w biurze rachunkowym lub księgowości online.

Biuro rachunkowe bez względu na wielkość to miejsce, w którym każdy może wyglądać podobnie. Praca w świetnej atmosferze z filiżanką ciepłej kawy na biurku. Szukając wykształconych księgowych do współpracy, zwraca się uwagę na wiele kwestii, by kooperacja była przyjemna. Stosując podobne zasady, można dobierać kontrahentów. Jeśli podczas pierwszego spotkania klient jest zdenerwowany i roszczeniowy, zrezygnuj na starcie. Zadbasz w ten sposób o swój komfort psychiczny i swoich pracowników i unikniesz kłopotliwych sytuacji, w których będzie trzeba gasić rozległy pożar.